BAB 2 TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

BAB II

Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

I. Alasan Organisasi

Alasan Organisasi Sangat Penting
Dalam sebuah teori di jelaskan bahwa pentingnya organisasi itu diibaratkan sebuah mesin yang bisa mempercepat kita untuk lebih belajar arti dari sebuah proses, baik itu oraganisasi formal maupun Non formal karena didalamnya terdapat sebuah pembelajaran bagi pribadi kita bagaimana cara menjadi seorang pemimpin, pembelajaran akan pentingnya Organisasi.
Memahami pengertian organisasi penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Organisasi identik dengan invidu ataupun sekelompok individu yang terstruktur dan sistematis yagn tergabung dalam suatu system. Pengertian organisasi adalah wadah untuk sekelompuk individu untuk berinteraksi dalam wewenang tertentu. Organisasi yang dibentuk terdiri dari berbagai kelompok yang memiliki kepentingan bersama untuk mencapai tujuan tertentu secara bersama.

Siapapun memerlukan pengalaman dalam organisasi, ini dikarenakan manusia adalah makhluk social yang pasti akan berinteraksi dengan yang lain. Dengan bekerja sama dengan yang lain maka pekerjaan akan terasa lebih ringan. Selain itu pekerjaan atau tugas akan lebih cepat terselesaikan dibandingkan kita hanya bekerja seorang diri.

Pengertian Organisasi dalam arti Statis

Organisasi statis adalah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu usaha untuk mencapai sesuatu tujuan.
Pengertian Organisasi dalam arti dinamis
Organisasi dinamis adalah setiap kegiatan yang berhubungan dengan usaha merencanakan skema organis, mengadakan departemenisasi, menetapkan wewenang, tugas, dan tanggung jawab dari orang-orang di dalam suatu badan/organisasi. Atau di singkat sebagai kegiatan-kegiatan mengorganisir yaitu kegiatan menetapkan susunan organisasi suatu usaha.

Manajemen & organisasi

Manajemen adalah kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antara manusia. Adanya sebuah hubungan antara kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain. Tujuan tersebut dibentuk suatu organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok manusia dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Jadi, adanya manajemen maka harus ada organisasi. Dengan kata lain “Organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan.”

II. Prinsip Pengembangan Sistem

1.    Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

2.    Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

3.    Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

4.    Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

III. Tahapan Pengembangan Sistem

1.    Perencanaan Sistem

Perencanaan Sistem: Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu direncanakan terlebih dahulu mengenai:

a.         Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

b.        Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

c.         Sudah siapkah personil-personil yang terlibat dalam pengembangan sistem tersebut

2.    Analisis Sistem

Analisis sistem: mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

IV. Metodologi Pengembangan Sistem

1. Metodologi Waterfall
Metodologi Waterfall merupakan model klasik yang sederhana dengan aliran sistem yang linier. Output dari setiap tahap merupakan input bagi tahap berikutnya. Model ini pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce tahun 1970, sekarang model ini lebih dikenal dengan Liner Sequential Model.

Karakteristik dari metodologi waterfall ini meliputi beberapa bagian, yaitu :
• Aktivitas mengalir dari satu fase ke fase lainnya secara berurutan.
• Setiap fase dikerjakan terlebih dahulu sampai selesai, jika sudah selesai baru mulai menuju fase berikutnya.

Tahapan penelitian pada model waterfall meliputi metodologi berupa
1. System Engineering
Menetapkan segala hal yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek

2. Analisis
Menganalisis hal-hal yang diperlukan untuk pembuatan atau pengembangan perangkat lunak

3. Design
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh programmer . Tiga atribut yang penting dalam proses perancangan yaitu : struktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci / algoritma.

4. Coding
Menerjemahkan data yang telah dirancang / algoritma ke dalam bahasa pemrograman yang telah ditentukan

5. Testing
Uji coba terhadap program telah dibuat .

6. Maintenance
Perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user.


Kelebihan dari metode WaterFall :
Metode ini masih lebih baik digunakan walaupun sudah tergolong kuno, daripada menggunakan pendekatan asal-asalan. Selain itu, metode ini juga masih masuk akal jika kebutuhan sudah diketahui dengan baik.


Kekurangan dari metode Waterfall :
o Pada kenyataannya, jarang mengikuti urutan sekuensial seperti pada teori. Iterasi sering terjadi menyebabkan masalah baru.
o Sulit bagi pelanggan untuk menentukan semua kebutuhan secara eksplisit.
o Pelanggan harus sabar, karena pembuatan perangkat lunak akan dimulai ketika tahap desain sudah selesai. Sedangkan pada tahap sebelum desain bisa memakan waktu yang lama.
o Kesalahan di awal tahap berakibat sangat fatal pada tahap berikutnya.


2. Metodologi Prototipe
Model ini dikembangkan karena adanya kegagalan yang terjadi akibat pengembangan project / aplikasi menggunkan sistem waterfall. Kegagalan yang terjadi biasanya dikarenakan adanya kekurang pahaman atau bahkan sampai kesalah pahaman pengertian developer aplikasi mengenai user requirement yang ada.

Yang berbeda dari metodologi prototipe ini, apabila dibandingkan dengan waterfall, yaitu adanya pembuatan prototype dari sebuah aplikasi, sebelum aplikasi tersebut memasuki tahap design. Dalam fase ini, prototype yang telah dirancang oleh developer akan diberikan kepada user untuk mendapatkan dievaluasi. Tahap ini akan terus menerus diulang sampai kedua belah pihak benar-benar mengerti tentang requirement dari aplikasi yang akan dikembangkan. Apabila prototype telah selesai, maka tahapan aplikasi akan kembali berlanjut ke tahap design dan kembali mengikuti langkah-langkah pada waterfall model. Kekurangan dari tipe ini adalah tim developer pengembang aplikasi harus memiliki kemampuan yang baik karna dalam mengembangkan prototype ini hanya terdapat waktu yang singkat. Sebuah prototiping adalah sebuah sistem dalam fungsi yang sangat minimal.

Gambar Prototyping Method

Tahapan Metodologi Prototipe :

1. Pengumpulan Kebutuhan dan perbaikan
Menetapkan segala kebutuhan untuk pembangunan perangkat lunak

2. Disain cepat
Tahap penerjemahan dari keperluan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh user.

3. Bentuk Prototipe
Menerjemahkan data yang telah dirancang ke dalam bahasa pemrograman (Program contoh atau setengah jadi )

4. Evaluasi Pelanggan Terhadap Prototipe
Program yang sudah jadi diuji oleh pelanggan, dan bila ada kekurangan pada program bisa ditambahkan.

5. Perbaikan Prototype
Perbaikan program yang sudah jadi, sesuai dengan kebutuhan konsumen. Kemudian dibuat program kembali dan di evaluasi oleh konsumen sampai semua kebutuhan user terpenuhi.

6. Produk Rekayasa
Program yang sudah jadi dan seluruh kebutuhan user sudah terpenuhi

V. Pendekatan Pengembangan Sistem

Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu:

1.    Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan teknik-teknik yang memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

2.    Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya.

3.    Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem). Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini disebut juga dengan data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendektan ini disebut juga dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.

4.    Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya). Pendektan sistem-menyeluruh merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.

5.    Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan). Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu saja.

VI. Alat & Teknik Pengembangan Sistem

1. Alat Pengembangan Sistem

Dalam membuat sebuah sistem informasi seorang programer bukanlah satu-satunya yang menentukan sistem ini bisa diterima kah atau tidak dengan usernya. Untuk itu diperlukan suatu media uang dibuat agar gagasan mengenai rancangan sistem yang dibuat dapat dikomunikasikan dan bisa diterima oleh user.  Cara melakukan komunikasi adalah dengan suatu diagram yang menggambarkan secara visual menegnai bagaimana sistem komputerisasi nantinya akan bekerja.

1.      FLOW OF DOCUMENT (FOD)

FOD adalah suatu diagram yang menggambarkan sistem dokumen dari proses pelaporan yang dapat dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun secara terkomputerisasi (jogiyanto,2011). Diagram tersebut menggunakan simbol-simbol yang sudah baku. Berikut ini simbol-simbol yang digunakan :

Table 1.1 Simbol Flow Of Dokumen (FOD)

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

2.      DATA FLOW DIAGRAM (DFD)

Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi pada pengembangan sistem  yang tersetruktur untuk menggambarkan arus data dalam sistem dengan tersetruktur dan jelas (Jogiyanto,2001).

Table 1.2 Simbol Data Flow Diagram (DFD)

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

3.      HIERARCHY PLUS INPUT PROCESS OUTPUT (HIPO)

Jogianto 2001, Mendefinisikan bahwa HIPO sebagai metedologi yang dikembangkan dan digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi.

Table 1.3  Simbol-simbol dalam HIPO

Sumber :Jogiyanto,2001, Analisa Dan Desain Sistem Informasi .

2. Teknik Pengembangan Sistem

Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem diantaranya :

1.      Teknik Manajemen Proyek, yaitu CPM dan PERT. Kedua teknik ini digunakan untuk penjadwalan waktu pelaksanaan proyek.

a.       CPM  (Critical Path Method) adalah algoritma berbasis matematika untuk menjadwalkan sekelompok aktivitas proyek.

b.      PERT (Program Evaluation and Review Technique) adalah sebuah metode dalam menganalisis berbagai tugas yang saling terkait untuk menyelesaikan sebuah proyek, khususnya mengenai waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menentukan waktu minimal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan keseluruhan proyek.

Kelebihan:

·         PERT secara eksplisit mendefinisikan dan membuat hubungan keterkaitan (dependensi) di antara elemen-elemen terlihat

·         PERT memfasilitasi peng-identifikasi-an jalur kritis dan membuat jalur tersebut terlihat

·         Mengoptimumkan efisiensi pelaksanaan proyek yang bersangkutan.

·         Dicapainya penurunan terbesar dalam waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang bersangkutan sambil tetap mempertahankan kelayakan ekonomi dari penggunaan sumber daya yang tersedia.

·         Data proyek dalam jumlah besar dapat diatur & disajikan dalam diagram untuk digunakan dalam pengambilan keputusan.

Kelemahan:

·         Terdapat kemungkinan ratusan bahkan ribuan kegiatan dan hubungan ketergantungan antar komponen

·         Grafik jaringan cenderung besar dan berat sehingga membutuhkan beberapa halaman untuk mencetak dan membutuhkan kertas ukuran khusus

·         Tidak adanya kerangka waktu pada kebanyakan grafik CPM/PERT membuat lebih sulit untuk menunjukkan status meskipun warna bisa membantu (misalnya, warna khusus untuk node selesai)

·         Ketika grafik CPM / PERT menjadi berat, mereka tidak lagi digunakan untuk mengelola proyek.

2.      Teknik Menemukan Fakta (Fact finding technique), yaitu teknik yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan menemukan fakta-fakta dalam kegiatan mempelajari sistem yang ada. Teknik ini diantaranya adalah

a. Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan seseorang yang diperlukan untuk dimintai keterangan atau pendapatnya mengenai suatu hal. wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

Kelebihan:                             

·         Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

·         Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.

·         Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah orang yang diwawancarai.

·         Pewawancara dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kelemahan:

·         Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama

·         Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia

·         Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tenpat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai

·         Wawancara sangat menganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas

b.    Observasi (Observation), yaitu pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan, yang mana pada waktu observasi penganalisis (analis sistem) dapat ikut juga berpartisipasi dengan orang-orang yang sedang melakukan suatu kegiatan tersebut.

Melalui observasi, analis sistem dapat memperoleh pandangan-pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Kelebihan:

1.      Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.

2.      Analis sistem melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan. Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Melalui observasi, analis sistem dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak tepat yang telah digambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.

3.      Dengan observasi, analis sistem dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-kegiatan, misalnya tata letak fisik peralatan, penerangan, dan gangguan suara.

Kelemahan:

1.      Akan sangat mudah terjadi bias dalam pelaporan hasil observasi, karena data yang diperoleh bersifat Subyektif.

2.      Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.

3.      Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.

4.      Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.

5.      Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya dan sering menutupi kejelekannya.

c. Daftar pertanyaan (Questionaires), yaitu suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Instrumen atau alat pengumpulan datanya disebut angket yang berisi sejumlah pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebebasan untuk memberikan jawaban atau respon sesuai dengan persepsinya.

Kelebihan:

1.      Kuesioner baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar.

2.      Responden tidak merasa terganggu, karena dapat mengisi kuesioner dengan memilih waktunya sendiri yang paling luang.

3.      Kuesioner secara relatif lebih efisien untuk sumber data yang banyak.

4.      Karena kuesioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, maka hasilnya dapat lebih objektif.

Kelemahan:

1.      Kuesioner tidak menggaransi responden untuk menjawab pertanyaan dengan sepenuh hati.

2.      Kuesioner cenderung tidak fleksibel, artinya pertanyaan yang harus dijawab terbatas yang dicantumkan di kuesioner saja, tidak dapat dikembangkan lagi sesuai dengan situasinya.

3.      Pengumpulan sampel tidak dapat dilakukan secara bersama-sama dengan daftar pertanyaan, lain halnya dengan observasi yang dapat sekaligus mengumpulkan sampel

4.      Kuesioner yang lengkap sulit untuk dibuat.

a. Pengumpulan Sampel (Sampling), yaitu pemilihan sejumlah item tertentu dari seluruh item yang ada dengan tujuan mempelajari sebagian item tersebut untuk mewakili seluruh itemnya dengan pertimbangan biaya dan waktu yang terbatas.

3.    Teknik Analisis Biaya/Manfaat (Cost Effectiveness Analysis atau Cost Benefit Analysis) adalah suatu teknik yang digunakan untuk menghitung kelayakan ekonomis atau biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi seperti :

·            biaya pengadaan

·            biaya persiapan

·            biaya proyek

·            biaya operasi

serta manfaat yang didapat dari sistem informasi seperti ;

·            manfaat mengurangi biaya

·            manfaat mengurangi kesalahan

·            manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas

·            manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka akan dapat menaksir efektivitasnya.

Suatu sistem dikatakan layak apabila manfaat yang diperoleh lebih besar dari investasi/biaya yang dikeluarkan untuk membangun dan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karena itu, dalam analisis biaya/manfaat, biasanya melibatkan dua komponen penting, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat (efektivitas).

4.    Teknik Menjalankan Rapat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat dapat diartikan sebagai pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu.

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, seringkali rapat-rapat diadakan baik oleh tim pengembangan sistem sendiri atau rapat antara tim pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer, sehingga kemampuan analis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem.

Tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk :

·            mendefinisikan masalah

·            mengumpulkan ide-ide

·            memecahkan permasalahan-permasalahan

·            menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi

·            menganalisis kemajuan proyek

·            mengumpulkan data atau fakta

·            perundingan-perundingan.

Tahapan pelaksanaan kegiatan dalam rapat :

·            merencanakan rapat

·            menjalankan rapat

·            menindaklanjuti hasil rapat.

5.    Teknik Inspeksi / Walkthrough

Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara mem-verifikasi hasil dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara formal disebut dengan Inspeksi (inspection) sedangkan yang tidak formal disebut Walkthrough.

Inspeksi merupakan kepentingan dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analis sistem. Analis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analis sistem yang lain. Pemakai sistem melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analis sistem secara teknik tidak mengandung kesalahan.